Выбирая партнёра, многие компании проверяют только реквизиты и «на глаз» доверяют контрагенту. Между тем недобросовестный контрагент может оставить вас без товара, без оплаты и даже без вычета по НДС. Разбираем, как проверить юридическое лицо перед сделкой, какие сервисы и документы использовать и на что обратить внимание, чтобы не потерять деньги.
Проверка контрагента — это не формальность, а инструмент управления рисками. Добросовестная проверка позволяет оценить финансовое состояние партнёра, его репутацию, наличие судебных разбирательств и прежде всего — способность реально исполнить обязательства. Чем крупнее сделка, тем важнее такая проверка.
Особое значение проверка имеет для налогоплательщиков на общей системе налогообложения. Налоговый орган внимательно изучает, проявлял ли налогоплательщик должную осмотрительность при выборе контрагента. Если контрагент окажется «однодневкой», компания может потерять право на вычет по НДС и учёт расходов по налогу на прибыль, а также получить доначисления. О том, как защититься при проверке, читайте в статье о защите при налоговой проверке.
Проверка защищает от практических рисков: неисполнения договора, неоплаты, банкротства в разгар сделки, утраты предоплаты. Выявление проблем на старте всегда дешевле, чем судебное взыскание впоследствии. О том, как вернуть деньги, если контрагент уже не платит, читайте в статье о взыскании долгов с контрагентов.
Базовую информацию о юридическом лице можно получить из открытых реестров: сведения о регистрации и руководителе содержатся в ЕГРЮЛ, о банкротстве — в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве, о судебных делах — в картотеке арбитражных дел. Также доступны реестры дисквалифицированных лиц и сведения о задолженности по налогам.
Государственные и коммерческие сервисы позволяют увидеть полную картину: статус организации, наличие признаков недостоверности, участие в судебных спорах, долги, связи с другими компаниями. Использование сразу нескольких источников повышает достоверность оценки. Важно проверять сведения на дату сделки, а не полагаться на старые данные.
Сбор и анализ сведений о контрагенте — часть грамотной договорной работы. Правильно оформленные результаты проверки фиксируют проявление должной осмотрительности и пригодятся при защите от налоговых претензий. О том, как организовать документооборот и подготовку к сделке, читайте в статье о договорной работе.
Помимо реестров, стоит запросить у контрагента документы: устав, выписку из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учёт, приказ о назначении руководителя, доверенности представителей, а также бухгалтерскую отчётность за последние периоды. Эти документы подтверждают, что сделка совершается от имени реального лица с правом подписи.
Важно убедиться, что с вами работает именно руководитель или уполномоченный представитель, проверить полномочия по доверенности и её срок действия. Подписание документов неуполномоченным лицом делает сделку рискованной и затрудняет последующее взыскание. Стоит также сравнить данные в договоре с данными выписки из ЕГРЮЛ.
Соответствие реквизитов, печатей и подписей, актуальность отчётности и отсутствие признаков недостоверности в ЕГРЮЛ — ключевые моменты, на которые обращают внимание и налоговые органы, и суды. О том, как подготовить договор и проверить его условия, читайте в статье о договоре возмездного оказания услуг и договоре поставки.
Налоговые органы при проверках активно используют критерии недобросовестности контрагентов: отсутствие по юридическому адресу, отсутствие сотрудников и имущества, минимальные налоги, транзитные операции, деятельность «номинального» директора. Если такие признаки есть, компании грозит отказ в вычетах и расходов.
Чтобы обосновать проявление должной осмотрительности, налогоплательщику стоит сохранить документы, подтверждающие проверку контрагента на момент сделки: распечатки из официальных сервисов, отчётность, переписку, приказы и доверенности. Такой комплект документов — весомый аргумент при претензиях налогового органа.
Проявление должной осмотрительности не гарантирует отсутствия претензий, но существенно снижает риск доначислений и помогает их оспорить. О том, как вести себя при налоговой проверке и обжаловать решения, читайте в статье о защите при налоговой проверке.
Проверка банкротства контрагента критична при крупных сделках и предоплате. Наличие возбуждённого дела о банкротстве или долгов существенно повышает риск того, что деньги или товар будут потеряны. Полезно проверить, подавались ли иски о взыскании, наложены ли обеспечительные меры или аресты.
Анализ отчётности позволяет оценить финансовое положение компании: выручку, активы, долги, убытки. Значительные убытки, рост задолженности и снижение выручки могут указывать на проблемы. Если контрагент уже находится в банкротстве, сделки с ним требуют особой осторожности, а расчёты с такими компаниями подчиняются специальным правилам.
Своевременная проверка позволяет вовремя отказаться от рискованной сделки или изменить её условия: потребовать аванс не платить, уменьшить предоплату, запросить обеспечение. О том, как обезопасить исполнение обязательства, читайте в статье о поручительстве и гарантиях, а о взыскании с неисправного партнёра — в статье о взыскании долгов с контрагентов.
Отдельно проверяется руководитель и ключевые лица контрагента: не является ли он дисквалифицированным, не находится ли в реестре недобросовестных поставщиков, не имеет ли судимостей, связанных с предпринимательской деятельностью. Данные о дисквалификации содержатся в официальном реестре дисквалифицированных лиц.
Если в качестве руководителя указано лицо, массово руководящее множеством компаний, это может указывать на номинальность. Аналогично настораживает частая смена руководителей и адресов. Такие признаки повышают риск признания контрагента недобросовестным, а значит, и риск налоговых и гражданско-правовых последствий.
Признаки недостоверности сведений в ЕГРЮЛ, например несоответствие адреса, также важны. Компания с недостоверными сведениями может быть исключена из реестра, что затруднит взыскание. О механизмах защиты права требования и об оспаривании действий должника читайте в статье об обеспечительных мерах в арбитраже.
Результаты проверки стоит оформлять письменно: досье на контрагента с распечатками и копиями документов. Это не только внутренний контроль, но и доказательство проявления должной осмотрительности. Хранить досье рекомендуется всё время сотрудничества и некоторое время после его окончания.
Досье должно включать: выписку из ЕГРЮЛ на дату до сделки, данные проверок из реестров, копии учредительных документов и доверенностей, отчётность, а также переписку и приказы. Полнота таких материалов определяет, сможет ли компания защититься при налоговой проверке или корпоративном споре.
Проверка контрагента и фиксация её результатов — часть надёжной системы документооборота компании. О том, как построить такую систему и подготовить договоры с учётом рисков, читайте в статье о договорной работе и подготовке документов.
Проверка контрагента — регулярная практика, а не разовое действие. Чем стандартнее эта процедура в компании, тем ниже риски потерять деньги или получить налоговые претензии. Если вы готовите крупную сделку и хотите проверить партнёра с учётом всех рисков — стоит привлечь юриста.
Проверка контрагента перед сделкой снижает риск неисполнения обязательств, утраты предоплаты и налоговых доначислений. Используйте открытые реестры, анализируйте документы и финансовое состояние, проверяйте полномочия лиц и фиксируйте результаты проверки. Эти меры — дешёвая страховка, которая окупается при первой же рискованной сделке.
Если вы планируете сделку и хотите, чтобы контрагент был проверен максимально тщательно, — обращайтесь. Мы проверим партнёра, оценим риски и поможем выстроить безопасную сделку.
Прикрепите налоговое уведомление, претензию или иск — юрист проанализирует его и ответит по существу. Напишите ваш вопрос, и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.